Wie zijn we

Xitin Beads

Schippersmeen 42

3844CS, Harderwijk

0622018232

info@xitinbeads.nl

www.xitinbeads.nl

Xitin Beads is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactpersoon

A.M.E. de Graaf is de functionaris gegevensbescherming van Xitin Beads.

Zij is te bereiken via info@xitinbeads.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Xitin Beads verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voor- en achternaam

– Geslacht

– Adresgegevens

– Telefoonnummer

– E-mailadres

– IP-adres

– Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel of account op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch

– Locatiegegevens

– Gegevens over jouw activiteiten op onze website

– Gegevens over jouw surfgedrag over verschillende websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk)

– Lijst met contactgegevens van de klant via een app

– Internetbrowser en apparaat type

– Bankrekeningnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Xitin Beads verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

-afbeeldingen van klanten met het doel hier een gepersonaliseerd product in opdracht van de klant van te maken.

– ras (als dit duidelijk is op de aangeleverde afbeeldingen en wij dit kunnen zien, Xitin Beads neemt geen besluiten ten aanzien van personen op basis van wat wij op de afbeeldingen zien, een afbeelding wordt hooguit beoordeeld op geschiktheid voor het te maken product)

– gegevens van personen jonger dan 16 jaar Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@xitinbeads.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Xitin Beads verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

– Het afhandelen van jouw betaling

– Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder

– Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren

– Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten

– Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken

– Om goederen en diensten bij je af te leveren

– Xitin Beads verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Geautomatiseerde besluitvorming

Xitin Beads neemt wel op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Xitin Beads) tussen zit. Xitin Beads gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

WooCommerce: Het software pakket waarvan wij gebruik maken om onze website te maken en te onderhouden. En producten en/of diensten aan te bieden. Het heeft als doel om onze artikelen te verkopen aan geïnteresseerden, de bestellingen af te handelen en ter verzending aan te bieden op basis van de door de klant ingevoerde persoonsgegevens. Tevens kunnen klanten via dit pakket kiezen om een nieuwsbrief aan te vragen, hier moet de klant bewust een vakje voor aanvinken. De nieuwsbrief kan te allen tijde weer worden opgezegd door middel van een opt out functie onderin elke nieuwsbrief die door Xitin Beads wordt verzonden. Hierbij wordt het e-mailadres van de klant uit het systeem gehaald.

Betaal service IDEAL, Bancontact, Klarna achteraf betalen, Creditcard, Apple pay, KBC/CBC, Belfius en Sofort Banking via Mollie BV: Xitin Beads maakt gebruik van het systeem van Mollie als betaalprovider voor bovenstaande diensten. Doel is om klanten hun bestelling veilig, snel en makkelijk af te laten rekenen. Gegevens die via Mollie in ons bezit komen zijn de tenaamstelling van de rekening waarmee de klant betaald zodat wij weten dat een bestelling is betaald. Deze gegevens worden alleen voor onze boekhouding of bij een refund van een bedrag die de klant van ons terug gestort krijgt gebruikt.

Betaalservice Paypal: Xitin maakt gebruik van het systeem van Paypal als betaal provider. Doel is om klanten hun bestelling veilig, snel en makkelijk af te laten rekenen. Gegevens die via Paypal in ons bezit komen zijn de tenaamstelling van de paypal rekening waarmee de klant betaald, zodat wij weten dat een bestelling is betaald. Deze gegevens worden alleen voor onze boekhouding of bij een refund van een bedrag die de klant van ons terug gestort krijgt gebruikt.

MyParcel: Myparcel is een programma welke is gekoppeld aan het webwinkelsysteem om de verzendlabels van de bestellingen aan te kunnen maken en het poststuk te kunnen verwerken. Hiervoor worden de n.a.w. gegevens van de klant gebruikt die tijdens het bestelproces door de klant zelf zijn ingevoerd om de bestelling op de plaats van bestemming te krijgen en wordt het e-mailadres van de klant door het programma gebruikt om de klant geautomatiseerd een e-mail te sturen met de track & tracé gegevens van de bestelling.

Google Analytics: om statistieken van onze website te verzamelen en gedetailleerd weer te geven. Verzameld wordt onder andere het aantal bezoeken, paginaweergaven, bouncepercentage, conversies, gemiddelde tijd die men doorbrengt op de website, via welke kanalen bezoekers op onze website terecht komen. Met als belang inzicht te krijgen in het bezoekers gedrag. Het gedrag kan worden geanalyseerd om advertenties gerichter op onze doelgroep aan te laten sluiten.

Google Adwords: Het adverteren via Google om mensen te bereiken die zoekopdrachten via Google doen waarbij de zoekopdracht kan verwijzen naar producten of artikelen die Xitin aanbiedt. Het belang is om mensen ons aanbod te tonen op basis van hun zoekopdracht. Advertenties kunnen worden aangepast op het bezoekers gedrag.

Facebook: Mensen kunnen onze facebookpagina volgen of liken of een chatbericht sturen. Ook wordt gebruik gemaakt van facebookgroepen. Xitin Beads zal niet zonder toestemming gegevens gebruiken van personen die worden achtergelaten in haar facebookgroepen of op haar facebookpagina.

Facebookpixel: Het adverteren via Facebook om mensen te bereiken en doelgroepen samen te stellen die via facebook in onze webwinkel komen. De facebookpixel wordt gebruikt om te analyseren welke gebruikers via facebook ads naar de webshop van Xitin zijn gekomen en welke acties in de webshop worden uitgevoerd.

The Feedback company: Review/feedback systeem, welke automatisch uitnodigingen verstuurt naar klanten die een aankoop hebben gedaan om ons bedrijf en de aankoop te beoordelen. Doel is om de feedback mee te nemen in verbeteringen van onze website, producten en dienstverlening. Er kan door ons worden gereageerd op een feedback of contact worden opgenomen met een klant die een feedback heeft geplaatst indien Xitin Beads dit nodig acht. Een anoniem gegeven feedback is alleen anoniem voor de buitenwereld. Xitin Beads heeft op basis van het ordernummer altijd inzage in de persoonsgegevens die samen hangen met de feedback.

Acumulus: Boekhoudprogramma welke is gekoppeld aan onze webwinkel. De orders worden via deze koppeling naar het boekhoudpakket doorgegeven en verwerkt. Het boekhoudpakket heeft als doel om de boekhouding van ons bedrijf bij te houden, welke wij verplicht zijn bij te houden voor de belasting aangiftes. Tevens om deze gegevens te bewaren voor de termijn die we verplicht zijn aan de belastingdienst, te weten 7 jaar. Voor BTW aangiften voor bestellingen naar het buitenland moeten we de gegevens 10 jaar bewaren.

Gmail: Voor het onderhouden van contact met onder andere klanten.

ActiveCampaign: Het ActiveCampaign e-mailprogramma wordt gebruikt om mensen die zich inschrijven voor onze mailinglisten en nieuwsbrieven te benaderen via e-mail. Mensen geven hier toestemming voor door zich in te schrijven of een gratis weggever of e-book aan te vragen. Men kan zich te allen tijde ook weer uitschrijven.

Shopboost: Het shopboost systeem biedt webshop bezoekers een kortingscode aan als zij zich inschrijven voor onze mailinglist. Deze kan worden aangevraagd door het opgeven van het e-mail adres waarna de kortingscode aan de aanvrager wordt toe gemaild. De e-mailadressen worden gebruikt om de kortingscode toe te mailen. Tevens worden zij gebruikt om nieuwsbrieven te versturen. Door het aanvragen van de kortingscode stem je tevens in met het inschrijven op de mailinglist. Het is duidelijk dat de kortingscode een presentje is die de klant ontvangt in ruil voor het inschrijven op de mailinglist van Xitin Beads.

Learnspot: Via learnspot is een online leeromgeving gebouwd genaamd “Xitin Beads Academy” Deze leeromgeving maakt gebruik van accounts waarin persoonsgegevens en betaalgegevens van klanten worden opgeslagen. De gegevens worden gebruikt om de leeromgeving van Xitin Beads Academy goed te laten functioneren en voor administratieve afhandeling. Tevens kunnen de gegevens worden gebruikt om benodigde e-mails te verzenden, betalingen te ontvangen voor workshops, abonnementen en online trainingen. Ook kunnen de gegevens worden gebruikt om indien nodig contact met de klant op te nemen over cursussen, voortgang, nieuwe informatie of werking van deze leeromgeving.

Cloud diensten voor gegevens opslag: om benodigde gegevens op te slaan.

WordPress inclusief gebruikte wordpress plugins: De website www.xitinbeads.nl is gebouwd in wordpress. Bij het bezoeken van onze wordpress website wordt gebruikt gemaakt van onder andere een plugin om statistieken te meten. Hier komen geen persoonsgegevens bij vrij die voor Xitin Beads toegankelijk zijn, tenzij dit zelf wordt ingevuld door middel van het aanvragen van producten of het invullen van formulieren. De persoonsgegevens die men in deze formulieren opgeeft worden verwerkt in ons ActiveCampaign mail programma, (zie kopje ActiveCampaign).

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Xitin Beads bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren een bewaar termijn van maximaal 7 jaar voor gegevens die wij verplicht zijn te bewaren voor onder andere de belastingdienst. Voor gegevens die wij niet verplicht 7 jaar moeten bewaren, kan Xitin Beads er voor kiezen deze op eigen initiatief eerder te verwijderen.

Wanneer je een reactie achterlaat dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.

Voor gebruikers die zich op onze site registreren (indien aanwezig), slaan we ook de persoonlijke informatie op die ze verstrekken in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen op ieder moment hun persoonlijke informatie bekijken, bewerken of verwijderen (behalve dat ze hun gebruikersnaam niet kunnen wijzigen). Site beheerders kunnen deze informatie ook bekijken en bewerken.

Delen van persoonsgegevens met derden

Xitin Beads deelt jouw persoonsgegevens alleen met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een vewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Xitin Beads blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt Xitin Beads jouw persoonsgegevens alleen aan andere derden indien dit nodig is voor de verwerking van bestellingen of productaanbod of dienstverlening van Xitin Beads.

Delen van persoonsgegevens met derden buiten de EU

Xitin Beads deelt jouw persoonsgegevens alleen met derden buiten de EU als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Xitin Beads gebruikt alleen technische cookies, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook zelf alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of je naam, je e-mailadres en site in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor je gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Indien je onze inlogpagina bezoekt, slaan we een tijdelijke cookie op om te controleren of je browser cookies accepteert. Deze cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd zodra je je browser sluit.

Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met je login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login 2 weken bewaard. Zodra je uitlogt van je account, worden login cookies verwijderd.

Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het post ID van het artikel wat je hebt bewerkt in zich. Deze cookie is na een dag verlopen.

Als je een wachtwoord reset aanvraagt, wordt je IP-adres opgenomen in de reset e-mail.

Reacties

Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de gegevens getoond in het reactieformulier, het IP-adres van de bezoeker en de browser user agent om te helpen spam te detecteren.

Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar dienst indien je dit gebruikt. De privacybeleid pagina van de Gravatar dienst kun je hier vinden: https://automattic.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.

Media

Als je een geregistreerde gebruiker bent en afbeeldingen naar de site upload, moet je voorkomen dat je afbeeldingen uploadt met daarin EXIF GPS locatie gegevens. Bezoekers van de site kunnen de afbeeldingen van de site downloaden en de locatiegegevens inzien.

Ingesloten inhoud van andere sites

Berichten op deze site kunnen ingesloten inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, enz.). Ingesloten inhoud van andere sites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere site heeft bezocht.

Deze sites kunnen gegevens over je verzamelen, cookies gebruiken, extra tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief het vastleggen van de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die site.

Waar we je gegevens naartoe sturen

Mogelijk worden reacties van bezoekers gecontroleerd via een geautomatiseerde spamdetectie service.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Xitin Beads en tevens heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Als je een account hebt op deze site of je hebt reacties achter gelaten, kun je verzoeken om een exportbestand van de persoonlijke gegevens die we van je hebben, inclusief alle gegevens die je ons opgegeven hebt. Je kunt ook verzoeken dat we alle persoonlijke gegevens die we van je hebben wissen. Dit bevat geen gegevens die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligingsdoeleinden. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar xitinbeads@gmail.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek . Xitin Beads wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Xitin Beads neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via xitinbeads@gmail.com

Je kunt onze privacy verklaring ook downloaden in PDF Formaat: Privacy Verklaring Xitin Beads